Scrum Masters en Product Owners zouden deze 9 vragen moeten stellen

Voordat ik Scrum Master werd, heb ik voor een aantal teams gewerkt als technische begeleider. Een onderdeel van dit werk was het maken van besluiten en ik denk dat ik dit goed deed. Besluitend en assertief zijn hoort bij mijn persoonlijkheid.

Eenmaal een Scrum Master, betekenden deze eigenschappen nog weinig. Ik besefte dat ik een verandering moest doorvoeren door meer vragen te stellen, om succesvol te worden als Scrum Master. Omdat dat niet van nature in mij zat worstelde ik hier erg mee in het begin.

Maar uiteindelijk werd ik beter in het stellen van vragen, waarvan ik mijn meest favorieten met jullie wil delen. Of je nu een Scrum Master of Product Owner bent, je kunt hoe dan ook gebruik maken van deze vragen.

Twee vragen over inschattingen

Ik heb vaak een ruwe inschatting van een team nodig. Hoewel ik ze er niet aan ga houden, wil ik het toch graag weten. Wat ik een bijpassende vraag vind is:

“Ik ben niet op zoek naar een inschatting. Maar als ik zou vragen naar een benadering, welke eenheid schiet dan door jullie hoofd: uren, dagen, weken, maanden of jaren?”

Ja, ik weet dat deze eenheden overlap kennen: meerdere weken kunnen meer dan een maand betrekken. Maar het ontvangen van een ruwe inschatting vanuit het team, zoals “Oh, weken, een paar weken,” is vaak goed genoeg om een beslissing te kunnen maken, waaronder wellicht ook het besluit het team te vragen het werk formeler en grondiger in te schatten.

Wanneer een formele inschatting gewenst is, vraag ik meestal de volgende vraag:

“Hoeveel vertrouwen heb je in deze inschatting?”

Waar je naar op zoek bent is zowel de mate van vertrouwen, als de mate van overeenstemming tussen teamleden. Een schatting waar de meeste mensen 90% vertrouwen in hebben zijn waarschijnlijk meer accuraat dan wanneer deze uit verschillende niveaus van vertrouwen bestaat.

Een meningsverschil over het vertrouwen in een inschatting tussen teamleden kan er ook op duiden dat een team zich heeft gehaast in het maken van een inschatting. Dat is prima, maar houd er dan rekening mee dat de schatting minder betrouwbaar is.

Drie vragen over het maken van gezamenlijke besluiten

Als Scrum Master of Product Owner heb ik soms behoefte een idee te krijgen van hoe grondig een team heeft nagedacht over een besluit. Regelmatig stel ik de volgende drie vragen:

• Wat zijn de drie andere opties die je hebt overwogen voordat je deze beslissing maakte?
• Wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer we deze koers nastreven?
• Wat moet er goed gaan waaruit blijkt dat dit de beste beslissing is?

Je wilt waarschijnlijk niet alle drie de vragen stellen. En stel niet steeds dezelfde vragen, na iedere beslissing die een team heeft gemaakt.

Daarbij stel je deze vragen niet omdat jij, als Scrum Master of Product Owner, het recht hebt beslissingen van het team te overstemmen. Echter heb je wel het recht te begrijpen in welke mate het team vertrouwen heeft in een besluit en of zij eensgezind zijn.

Deze vragen zijn ontworpen om meningsverschillen aan het licht te brengen. Wanneer je vraagt “Wat moet er goed gaan waaruit blijkt dat dit de beste beslissing is?”, waarop iemand antwoordt, “Alles!”, dan duidt dat op een probleem.

Twee vragen over meetings

Ik heb een afkeer voor meetings. Als ik achtergelaten zou worden in een gang met slangen aan de ene kant en een meeting aan de andere kant, zou ik niet weten welke kant ik op zou rennen.

Dus probeer ik ijverig het aantal meetings, en het aantal participanten in een meeting, tot een minimum te behouden. Er zijn twee vragen die ik meestal vraag aan het begin van een meeting:

• Hebben we iedereen nodig die hier momenteel aanwezig is?
• Zou er nog iemand anders aanwezig moeten zijn?

De eerste vraag dient om inzicht te geven of de meeting ook kan plaatsvinden met één of twee personen minder. Vaak merk ik op dat agile teams te ver gaan in het nastreven van samenwerking. Teamleden krijgen hierdoor het gevoel dat zij aanwezig moeten zijn bij iedere meeting, zelfs als deze niet relevant voor hen zijn.

Wanneer mensen van jouw team overijverig zijn in het bijwonen van meetings, bedank hen dan voor hun inzet, maar verzeker hen dat zij niet aanwezig hoeven te zijn bij iedere meeting. Vorm een standaard waarbij teamleden niet aan iedere meeting hoeven deel te nemen indien zij geen voldoende waarde ontvangen of toe te voegen hebben.

Jazeker, hier kan misbruik van worden gemaakt. Je zult sommige mensen moeten mededelen dat dit niet betekent dat zij zich kunnen terugtrekken uit iedere meeting. Uiteindelijk zou het team het recht moeten hebben de wens van één persoon niet deel te nemen aan de meeting te overstemmen.

Daarnaast helpt de tweede vraag iemand te identificeren die momenteel bij de meeting mist, maar waarvan aanwezigheid wel gewenst is. Hoewel ik meetings haat (waarschijnlijk ren ik richting de slangen), is het soms nodig meer mensen in te sluiten.

Eén vraag om te stellen wanneer je ronddwaalt

Vooral wanneer je werkt als Scrum Master, spendeer ik veel tijd aan het binnenvallen in conversaties. Traditioneel staat dit beter bekend als ‘management door rond te dwalen’. Bijvoorbeeld, wanneer ik twee collega’s een belangrijk gesprek zie voeren, zou het kunnen dat ik erheen loop en meeluister voor het geval ik hen ergens mee kan helpen. Doe dit uiteraard niet iedere keer als zij een conversatie hebben of als het lijkt op een privégesprek.

In sommige gevallen zijn de discussies die ik meekrijg waardevol voor iemand anders. Wanneer ik vermoed dat hier sprake van is, stel ik de volgende vraag:

“Zou iemand anders hier ook van moeten weten?”

Indien dit het geval is, bied ik aan de informatie te delen met diegene. Als dit niet mogelijk is, bied ik aan diegene te halen zodat hij/zij direct opgenomen kan worden in het gesprek.

Eén vraag voor tijdens de Daily Scrum

Tijdens een Daily Scrum kijk ik regelmatig naar de Sprint Backlog en vraag mij af hoe het team alle taken die gepland staan voor het beoogde einde van de sprint gaan afronden. Wanneer ik aan hetzelfde team vraag of zij alle taken op tijd opleveren, is het antwoord altijd dat dit zeker gaat lukken.

Indien ik verwacht dat hun voorspelling niet realistisch is, kijk ik terug op de Sprint Backlog en vraag het team het volgende:

“Wat weten jullie wat ik niet weet?”

Mogelijk krijg ik een antwoord dat een teamlid zijn uren niet heeft ge-update in de gebruikte tool. Of iemand legt uit dat zij op het moment achterlopen, maar dat ze al veel hebben geleerd en zaken spoedig zullen worden versneld.

Het team vragen wat zij weten wat voor mij onbekend is, creëert een mooie kans om verwachtingen overeen te stemmen. Mogelijk zijn zij in de veronderstelling dat zaken in versnelling geraken, terwijl ik die verwachting niet deel. Bovenstaande is een goede vraag om dergelijke verschillende verwachtingen bloot te leggen.

Stel vragen!
In de tijd dat ik Scrum Master werd en nog niet door had dat het stellen van vragen zeer waardevol is, miste ik regelmatig dingen die ik had kunnen leren over mijn team en hun werk. Pas na een tijd ontdekte ik dat het stellen van vragen en aandachtig te luisteren naar het antwoord de beste manier is om bij te leren.

Vrij vertaald uit: Nine Questions Scrum Masters and Product Owners Should Be Asking door Mike Cohn.

Meer weten over Scrum Masters? Bekijk onze animatie.

Updates ontvangen van de laatste ontwikkelingen?
Onze Agile Coaches voorzien je één keer in de twee weken van een informatief artikel. Zo blijf je altijd op de hoogte van de nieuwste inzichten binnen Scrum. Schrijf je via onderstaand formulier gemakkelijk in en ontvang artikelen, fijne tips en templates.

Ook interessant:

• De meest geboekte Scrum Master training van NL
• De 10 grootste Scrum mythes
• Scrum uitgelegd in 10 korte video’s

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je) Of deel het in je netwerk: [addtoany]