10 Retrospective ideeën + voorbeelden

Om te beginnen zal je een idee moeten krijgen over de inhoud van een Retrospective meeting. Deze bijeenkomst is standaard ingebouwd in het Scrum framework en vindt plaats aan het einde van een sprint. Tijdens deze meeting evalueren de teamleden van het Development Team ieders functioneren, de manier van werken, onderlinge relaties en het teamproces.

Is dit belangrijk?

Ja. Ieder Scrum team is zo samengesteld om een voorafgaand opgesteld doel te behalen. Dat doel kan alleen bereikt worden wanneer en goed samengewerkt wordt. Dit gaat niet vanzelf. De Retrospective geeft ieder teamlid de kans iets te zeggen over de samenwerking of het werkproces. Omdat deze meeting op frequente basis wordt ingepland transformeren vele individuen tot één zelf-organiserend team.

Wat maakt een Retrospective agenda compleet?

De Retrospective meeting bevat standaard een aantal zaken die aan bod komen. Caetano (2016) somde de volgende indeling op:

• Verhelderen van de context. De Scrum Master opent de meeting door allereerst een context van het team te beschrijven. Het effect is gerichte focus vanuit het team, zodat iedereen op één lijn zit tijdens de discussie.
• Basisprincipe. Volgens Kerth (2001) moet in het begin van iedere Retrospective het basisprincipe van deze meeting benaderd worden. Deze luidt als volgt: “ongeacht wat we zullen ontdekken, we geloven dat iedereen zijn of haar beste beentje voor heeft gezet, gegeven het moment, zijn of haar vaardigheden en competenties, de beschikbare middelen, en de situatie.” Door het grondbeginsel zo expliciet te noemen wordt een veilige omgeving gecreëerd voor ieder teamlid, waarbij het gevoel van saamhorigheid wordt versterkt.
• Start. De meeting beginnen met een kleine activiteit heeft als doel het gevoel van de teamleden richting de Retrospective in te schatten. Het kan helpen eventuele weerstand te verminderen en focus op de bijeenkomst te bewerkstelligen.
• Retrospective format. We zijn aangekomen bij de kern van de Retrospective. In de basis draait het om het benadrukken van zaken die in de voorgaande sprint goed zijn gegaan, maar ook ruimte te geven aan verbeterpunten. Vorm geven aan de Retrospective kost het meeste tijd. Daarom zullen in dit artikel 10 verschillende formats belicht worden.
• Convergeren. Vaak heeft een Retrospective meeting veel ideeën tot verbetering tot gevolg. Echter kunnen deze lang niet allemaal opgepakt worden. In deze fase is het zaak focus aan te brengen: het team dient zich slechts te richten op de belangrijkste punten.
• Hoe verder? Tijdens de afronding van de meeting wordt de Retrospective geëvalueerd. De Scrum Master zorgt ervoor dat dit onderdeel aan bod komt, maar trekt hier tegelijkertijd niet veel tijd voor uit. Deze persoon benoemt tevens een aantal vervolgstappen. Daarnaast worden regelmatig een aantal taken aan de Product Backlog toegevoegd.

De 10 Retrospective formats

1. K.A.L.M.
Deze afkorting staat voor:

• Keep – zaken waar het team succesvol in is gebleken en moet worden behouden.
• Add – nieuwe ideeën om te verbetering aan te brengen.
• Less – zaken die momenteel in gebruik worden genomen, maar die geen toegevoegde waarde hebben aan het uiteindelijke doel.
• More – zaken die worden uitgevoerd, maar die meer effect hebben indien deze meer worden gebruikt.

Het whiteboard wordt onderverdeeld is vier categorieën, waarbij de onderdelen More, Keep en Less onder elkaar worden geplaatst. Links van deze kolom komt het onderdeel Add te staan dat met een pijl verbonden wordt met de andere categorieën. Ieder teamlid noteert vervolgens alle punten op post-its en hangt deze onder het gepaste kopje. Nadien ontstaat een compleet overzicht en wordt een discussie over de genoemde punten gestart.2. M&M Retrospective
Dit is wellicht de meest verleidelijke format om toe te passen in de volgende Retrospective meeting. De Scrum Master leegt een zak M&M’s in een glazen pot. Ieder teamlid pakt vervolgens één M&M uit de pot om vervolgens een bijpassende vraag te beantwoorden. De vragen zijn ingedeeld op basis van de kleuren van de kleine snack:

• Bruin: wat ging goed en moeten we blijven doen?
• Rood: wat ging minder goed en moeten we mee stoppen?
• Geel: wat is een nieuw idee waar we direct mee moeten starten?
• Groen: welke activiteit moeten we meer ondernemen?
• Blauw: welke activiteit moeten we minder ondernemen?

3. WWW
Bij de WWW format verdeelt de Scrum Master het whiteboard in drie onderdelen:

• Werkt een beetje: werkzaamheden die goed zijn gegaan, maar wel verbetering kunnen gebruiken.
• Werkt goed: alle werkzaamheden die tijdens de sprint zeer goed zijn gegaan.
• Werkt niet goed: alle werkzaamheden die niet hebben geleid tot een positief resultaat.

Op post-its worden alle bevindingen van de voorgaande sprint geschreven en geplaatst onder één van bovenstaande categorieën. Afsluitend volgt een gesprek met het gehele team om verbeteringen te bedenken.4. Standaard
Binnen het Scrum framework bestaat een standaard Retrospective uit de volgende onderdelen:

• Wat hebben we gedaan en wat moet hierover besproken worden?
• Wat hebben we geleerd?
• Wat gaan we in de toekomst anders doen?
• Wat begrijpen we nog niet?

Opvallend is de positieve start: er wordt een prettige sfeer gecreëerd om op voort te bouwen gedurende de meeting. Deze antwoorden op deze vragen illustreren een duidelijk beeld van de voorgaande sprint en welke acties moeten worden ondernomen.

5. Open de doos
De Scrum Master tekent midden op het bord een open kartonnen doos. Deze doos bevat alle werkzaamheden die het team de afgelopen sprint heeft afgerond. De ruimte hieromheen wordt verdeeld in drie categorieën, namelijk:

• Onder dit onderdeel vallen alle zaken die niet hebben bijgedragen aan het uiteindelijke doel.
• Hier worden ideeën geplaatst die in de toekomst een positieve uitwerking kunnen hebben op het beoogde resultaat.
• Onder dit kopje worden taken gezet die het Scrum team moet voortzetten om het doel te kunnen bereiken.

Een andere, creatieve manier om deze vorm uit te voeren is middels een echte kartonnen doos in de vergaderruimte. Tijdens de sprint hebben de teamleden de mogelijkheid een notitie in de doos te stoppen. Dit kan dan direct nadat zich een moment heeft voorgedaan dat belangrijk is om met het gehele team te bespreken. Aan het begin van de Retrospective wordt de doos geopend en alle notities op het whiteboard geplakt. Vervolgens kan de discussie van start gaan.6. Vlieger
Aan het begin van de Retrospective meeting tekent de Scrum Master een vlieger op het whiteboard. Deze vlieger representeert alle zaken die het Scrum team als positief heeft bestempeld en waarvan zij wensen op dezelfde manier door te gaan. Echter wordt de vlieger in zijn weg naar boven tegengehouden door elektriciteitsdraden, welke obstakels op het organisatieniveau vertegenwoordigen. Daarbij is ook het touw in de knoop geraakt: deze weerspiegelt de obstakels op het niveau van het Scrum team.

Via deze methode wordt duidelijk geïllustreerd waar de obstakels in het werkproces zich bevinden. Op deze manier kunnen concrete acties worden geformuleerd. Tevens laat het team bij de start van de meeting merken waar zij wel tevreden mee zijn.7. Zeester
De Scrum Master neemt aan het begin van de meeting de leiding door een ‘zeester’ op het whiteboard te tekenen. Vervolgens beantwoorden alle teamleden de volgende vragen op post-its:

• Wat moeten we blijven doen?
• Waar moeten we meer van doen?
• Waar moeten we juist minder van ondernemen?
• Waar moeten we mee starten?
• Waar moeten we mee eindigen?

Alle post-its krijgen vervolgens een plekje op de zeester. Via deze werkmethodiek wordt ieder antwoord besproken en transparant gemaakt voor de rest van de groep. Afsluitend kan de discussie gestart worden.8. Storytelling

Middels Rory Cubes worden verhalen over de voorgaande sprint verteld. Deze dobbelstenen bevatten in plaats van cijfers verschillende tekeningen op de zijkanten.

Het idee van deze format is dat ieder teamlid eenmaal de 9 dobbelstenen werpt en deze vervolgens verdeelt in drie groepen: het begin, midden en eind van de sprint. Op basis van deze verdeling en de tekeningen op de stenen vertelt degene een verhaal over de sprint. Daarna is de volgende persoon aan de beurt.

Verhalen vertellen is een levendige manier om de Retrospective meeting te organiseren. De inhoud wordt beter onthouden en zal gestructureerd worden benoemd.9. De Racewagen
In dit format tekent de Scrum Master een racewagen op het bord, deze wordt in zijn vaart belemmerd door een parachute. Alle leden van Scrum team noteren vervolgens alle zaken die hen hebben afgeremd én hebben doen versnellen. De negatieve zaken vinden hun plek op de parachute, terwijl de positieve post-its geplakt worden op de racewagen zelf. Na deze visuele weergave kan de discussie tussen de teamleden worden gestart.10. Gevoelens tijdlijn
Op een whiteboard tekent de Scrum Master een tijdlijn dat de voorgaande sprint representeert, waarop belangrijke momenten die tijdens deze periode hebben plaatsgevonden een plek krijgen. Aan de bovenkant wordt een blij gezicht afgebeeld, terwijl een verdrietig gezicht een plek onderaan de tijdlijn krijgt.

Vervolgens vraagt de Scrum Master ieder teamlid een bepaald aantal punten toe te kennen aan ieder weergegeven moment en deze op de tijdlijn te plaatsen. Hiervoor worden verschillende kleuren post-its gebruikt, bijvoorbeeld geel voor de mensen, blauw voor het werkproces en paars voor externe invloeden. De positieve punten krijgen hierdoor een plek bovenaan het bord en negatieve punten worden onderaan geplakt. Zo worden alle zaken die aan bod moeten komen tijdens de Retrospective gevisualiseerd.

Updates ontvangen van de laatste ontwikkelingen?
Onze Agile Coaches voorzien je één keer in de twee weken van een informatief artikel. Zo blijf je altijd op de hoogte van de nieuwste inzichten binnen Scrum. Schrijf je via onderstaand formulier gemakkelijk in en ontvang artikelen, fijne tips en templates.

Ook interessant:

• Scrum Guide, de bijbel van Scrum
• 5 tips voor een goede Daily Stand-up
• Welke leden heeft een Scrum Team?

Vind je dit artikel interessant? Volg ons dan op LinkedIn en blijf op de hoogte van onze blogs.

Of deel deze blog in je netwerk.
[addtoany]